Verkkolehti kaikille puheesta kiinnostuneille

Esitysgrafiikkaohjelma – hyvä statisti, mutta kelvoton pääosaan

tiedon_suodattaja outilammiPowerPoint ja muut esitysgrafiikkaohjelmat ovat joustavia ja tehokkaita työvälineitä. Ne antavat käyttöömme vapaavalintaisen määrän tyhjiä sivuja, joille voimme lisätä sellaista sisältöä kuin tarvitaan sanottavan havainnollistamiseen. Jostakin syystä ylenkatsomme tätä mahdollisuutta ja rahjustamme esityksen läpi “powerpointteihin”  tukeutuen. Samalla ohjaamme ihmiset kiinnittämään päähuomion siihen, minkä pitäisi olla pelkästään apuväline.

Kaikki esitysgrafiikkaohjelmat – nimestä ja valmistajasta riippumatta – on ymmärretty onnettoman väärin. Esityksen hyvyys tai huonous ei ole mitenkään riippuvainen siitä, millä tuotteella sen tukena käytettävä materiaali on tehty. Esityksen laatuun vaikuttaa paljon enemmän se, miten esityksen pitäjä suhtautuu esitystilanteeseen, osallistujiin, itseensä ja työvälineisiin. Ohjelmalla tehtävän esitysmateriaalin laatuun vaikuttavat myös edellisestä seuraavat valinnat, jotka siis tekee ohjelman käyttäjä eikä ohjelma.

Esitykseen valmistautumisen synonyymi yleisessä puhekielessä on “powerpointtien tekeminen”. Se kuvastaa ajattelua, jonka mukaan diaesitys on esitystilanteen tärkein elementti. Valitettavasti myös käytännössä usein näkyy, että esityksen eteen ei paljon muuta ole tehty. Diaesityksen tekstit luetaan kuulijoille lähes sanasta sanaan, ja taas kerran päästään valittamaan miten se PowerPoint on niin kamala.

Esityksissä käytettävät aineistot voi jakaa karkeasti kahteen osaan:

Julkinen lunttilappu. Tämä aineistotyyppi on esitysgrafiikan huonon maineen takana, mutta ei yksin syypää siihen. Vikaa on myös esitystavassa, johon tämä aineisto ohjaa nimittäin aineiston sisälukemiseen. Lunttilappudiaesitys on esityksen pitäjän kainalosauvat. Lunttilappudiaesityksiä tehdään, koska pelätään, ettei muuten muisteta mitä piti sanoa. Ne eivät ole ainoastaan pitkästyttäviä vaan myös ajankäytöllisesti tehottomia: Ihmiset joko lukevat tai kuuntelevat. Jos he lukevat, he lukevat aina itsekseen nopeammin kuin ääneen lukeva esityksen pitäjä. Jos käsissäsi on lunttilappudiaesitys, kokeile joskus mitä tapahtuu jos jakelet sen hyvissä ajoin ennen esitystä. Tapaamisen voitte käyttää keskustelemalla sisällöstä ja sen aiheuttamista toimenpiteistä. Tätä kutsutaan myös kokouksiin valmistautumiseksi.

Visuaalinen tehoste. Tämä on aineistoa, jota käytetään puheenvuorossa sanotun vahvistamiseen ja tärkeimpien asioiden korostamiseen. Se on visuaalisesti miellyttävää, mikä ei vaadi kykyä tuottaa ns. mainostoimistotason jälkeä. Selkeästi ja tasapainoisesti sommiteltua materiaalia pystyy kuka tahansa tuottamaan muutaman helpon säännön perusteella.

Tässä on siis kaksi ääripäätä. Voit mielessäsi sijoittaa ne janalle, josta löytyy monta pistettä. Saat erilaisia variaatioita näiden kahden vaihtoehdon väliltä. En halua sanoa, että jokin tietty tapa tehdä diaesitys on täydellinen ja toimii aina. Se mikä toimii, riippuu tilanteesta ja juuri näitä tilannetekijöitä pitäisi oppia lukemaan yhtä hyvin kuin valitsemaan luettava fontti, oikea kaaviotyyppi tai puhutteleva kuva.

Jos haluat tehdä toimivia diaesityksiä, paina mieleesi ainakin tämä: Diaesitys on vain osa esitystä. Lähdet kiipeämään ahteri edellä puuhun, jos ensimmäisenä työvaiheena on kaiken saatavilla olevan aineiston ujuttaminen diaesityksen sivuille. Ennen kuin edes avaat esitysgrafiikkaohjelmaa, selvitä minkälaisille ihmisille pidät esityksen. Mieti alusta loppuun mikä tulevaan esitystilanteeseen tulevien on ehdottoman tärkeä tietää ja keskity siihen. Kerää olennaisen ympärille esimerkkejä ja tarinoita. Mitä vähemmän osallistujat aiheesta tietävät, sitä lähemmäksi konkretiaa sinun on uskallettava heidät viedä.

Jos kattavaa diaesitystä tavoitellessasi ahdat aineistoon “kaiken”, et kuitenkaan saa “kaikkea” perille. Ihmismieli ei ole skanneri. Ihminen suodattaa aina. On onneksi olemassa keinoja, joilla voit vaikuttaa tähän suodattamisprosessiin. Tottakai voit ja sinun kannattaakin varautua lisäkysymyksiin sisällyttämällä esitykseesi “varamateriaalia”, mutta tunnethan työvälineesi sen verran hyvin, että otat varamateriaalin tyylikkäästi esille vain tarvittaessa?

Esitys on vuorovaikutustilanne. Et mene paikalle, jotta pääsisit pian pois jatkamaan töitäsi. Menet pitämään esityksen, koska sinulla on asiaa ihmisille. Esitystilanteen keskiössä ei ole esityksen pitäjä eikä diaesitys vaan se mitä esityksen pitäjä voi antaa muille diaesityksensä avulla.

outilammi_verkko_vaaleatausta

 

 

 

 

Kirjoittaja Outi Lammi on kokenut kouluttaja ja tietokirjailija.

 

2 kommenttia artikkeliin “Esitysgrafiikkaohjelma – hyvä statisti, mutta kelvoton pääosaan”

  1. Jukka Uotila kirjoitti:

    Antoi aika paljon mieittävää seuraavaa kuukausipalaverin valmisteluun.

  2. Marjo Salo kirjoitti:

    Kuvaava, kiteytetty ja konkretisoi olennaisen.
    Erinomainen artikkeli.

Kommentoi artikkelia

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

© copyright 2013 Puhetyo.fi | Toteutus Soulcom

Osallistu arvontaan ja voita uutuuskirja!

Tilaa Puhetyö-verkkolehden ilmainen, joka toinen viikko ilmestyvä uutiskirje. Uutiskirjeen tilanneiden kesken arvotaan uutuuskirja Loista puhujana kuukausittain.

Sulje tämä ikkuna

Tilaa uutiskirje

Oletko jo uutiskirjeen tilaaja? Voit silti osallistua arvontaan jättämällä nimesi ja sähköpostiosoitteesi.

Voittajiin otetaan yhteyttä henkilökohtaisesti. Voittajien nimet julkaistaan heidän luvallaan myös puhetyö.fi sivustolla.

Tietoja ei koskaan luovuteta kolmannelle osapuolelle